司法档案作为“司法责任制改革最后一公里”，对推进司法责任制改革起到很大的作用。本文旨在探讨司法责任制改革大背景下司法档案建立、管理、运用方面的现状和问题，使司法档案成为全面反映检察官履职情况、检察工作开展情况的真实反映。
一、江苏省苏州地区基层院司法档案基本情况
江苏省苏州地区的司法档案工作于今年年初开始探索，昆山市检察院积极响应号召，明确案管部门为司法档案建档管理部门，初步建设司法档案室，配备相应硬件设施的同时也安排了档案管理人员。年中，在认真学习研究《最高人民检察院机关司法业绩档案管理规定（试行·征求意见稿）》《江苏省检察机关检察官司法档案管理办法（试行）》《江苏省检察机关检察官办案绩效考核量化规则（试行）》《苏州市人民检察院检察官司法档案实施办法（试行）》等上级文件的前提下，制定了司法档案管理细则，明确了司法档案的定义、原则、对象、范围、内容。
根据苏州市检察院对司法档案的要求，案件办理和业务工作记入司法档案，与业务无关的不记入司法档案。填录司法档案采取系统抓取和手工填录相结合，纸质和电子档案相结合。员额检察官、部门负责人、院领导和专委案件办理和业务内容不尽相同，在司法档案填录时应区别对待；各部门由于业务工作类型不同，入档标准粗细不一、繁简有别，填录内容和标准以部门为单位确立。
根据以上要求，江苏省昆山市检察院尝试对院内所有45名员额检察官2017年7月、8月、9月的司法档案进行了收集、退回、整改、汇总、归档，建立司法档案收档登记、退档登记、更正补充登记、借阅登记四本台账，详细记录员额检察官填写司法档案及审核中的问题，定期向上级院反映司法档案建设情况，为今后进行统计分析奠定基础。
二、司法档案相关规定有待统一
司法档案工作虽然已经在实践中开展，但各地规定与省院、最高检之间有一些差别。
（一）人员范围不统一
《最高人民检察院机关司法业绩档案管理规定（试行·征求意见稿）》第三条规定了司法业绩档案的适用对象：“对最高人民检察院机关编制内履行司法办案和其他非办案检察业务的检察官、检察官助理、书记员，应当建立司法业绩档案，实行一人一档。”《江苏省检察机关检察官司法档案管理办法（试行）》未对司法档案适用对象进行规定。《苏州市人民检察院检察官司法档案实施办法（试行）》第三条规定：“司法档案记载对象为员额检察官以及授权办案的检察官助理，实行一人一档。”可见，规定中的人员对象范围有歧义。
最高检的规定目前还处于征求意见状态，待今后形成试行文件，基层院规定对于司法档案适用对象和人员范围就应当有所变更，实践中所建立的司法档案范围应当逐步扩大，规范建立员额检察官司法档案、检察官助理司法档案以及书记员司法档案。
目前仅有员额检察官司法档案的情况下，如何区分与检察官助理、书记员档案的入档标准，成为下一阶段司法档案工作需要探索解决的问题。而检察官助理、书记员工作量的计算，成为实践中建立这两类人员司法档案的第一制约因素。
（二）建档形式存差别
《最高人民检察院机关司法业绩档案管理规定（试行·征求意见稿）》第五条规定了司法档案的管理平台：“最高人民检察院依托全国检察机关统一业务应用系统，建立最高人民检察院机关司法业绩档案管理系统，实现统一业务应用系统内相关数据的全面有效运用。”第十一条规定了保存期限：“司法人员司法业绩档案应当永久保存，电子档案应当备份。”并未明确要求司法档案必须有纸质档形式。
而各地对建档形式又有不同的规定，如宿迁市检察院实行电子、纸质或光盘等三种存档方式，苏州市检察院要求纸质档案和电子档案同步运行。多种形式并存的建档方法，是较为传统的方法。实践中往往以纸质档案为主，但容易产生收档过程繁琐、查找借阅不便、难以解决电子档案与纸质档案不一致等问题
（三）建档内容不一致
检察业务纷繁复杂，各部门分工不同，因而建立司法档案最大的分歧在于建档内容。各地对于应当纳入司法档案的内容差别很大。有的对检察官个人司法档案规定了19项信息表格（如江苏省宿迁市检察院），有的分为办案数量信息、办案质量信息、社会反馈信息3部分，共18个台帐（如海南省海口市检察院），有的根据不同条线的业务需求，制定不同部门的入档细则和表格（江苏省苏州市检察院）。
在各地实践有差别的情况下，是否应当对纳入司法档案的内容作统一规定，是基层院、市院还是省院范围内统一规定，成为规范化建档的最大难点。
三、司法档案管理的瓶颈分析
（一）档案流转程序需更加规范
司法档案经手人员较多，涉及到从业务部门检察官到联络员、从联络员到档案管理人员等传递，电子档案每位工作人员的电脑中均有记录不利于保密，纸质档案未经过签字确认则容易丢失。此外，一些司法档案室没有配备完整的安全措施，无法保证司法档案的安全。
（二）管理科学合理性需提升
第一，档案管理人员专业性不强。档案工作是一项内容繁复、项目众多的复杂工作体系。实践中，司法档案由案件监督管理部门或司法行政部门管理，作为档案管理人员往往只熟悉本部门业务知识，而不具备档案管理方面的业务知识。
第二，纸质档案查阅有局限性。司法档案采用一人一档的形式，但由于每月都要增加内容，每年进行一次归档，最终形成的档案材料仍然较庞杂。若要查阅一位检察官某一项奖惩记录时，仍然需要翻阅许多档案材料来查找一条记录，存在一定的局限性。
第三，分类方式标准不一。实践中，各地分类方式也存在一定的差异，如要将所有分类方式整合进司法档案管理系统，也将面临一系列难题。
四、司法档案运用存在困难
“档案的价值在于利用”。司法档案建立的初衷，是为了服务于检察官绩效考核工作，关系到检察官的绩效收入、等级晋升、进退留转、纪律惩戒等重大事项。但目前这方面的实践还在探索之中，并存在着一定的困难。
第一，运用绩效考核的范围尚未明确。在各地司法档案本身内容存有差异的情况下，确定何种内容可以运用至绩效考核评价中去，较为困难。如参加业务培训考核情况，是否作为绩效考核的内容有待考量，且同一时间段仅有部分检察人员参加培训，如果作为加分项，可能会造成考核评分不科学。
第二，档案评估标准有待量化。司法档案必须能够对检察官办案情况进行实时分析，评估检察官职业素能、工作负荷及其发展方向。而司法办案情况较为复杂，各个部门也不尽相同。以公诉部门为例，复杂案件与简单案件不可直接比较，那么如何量化使其能够反映检察官的办案工作情况，值得思考。
第三，档案公开程度及借阅条件有待细化。司法档案运用要注意程序，各地对司法档案均制定了详尽的实施办法，但对司法档案查阅、复印和借用的程序却规定甚少，影响司法档案的保密安全及高效运用。
五、司法档案运用质效提升建议
可从系统建设、队伍建设、管理建设等方面着手，逐步提升司法档案运用质效。
（一）构建司法档案管理系统
为了便于司法档案信息得到安全可靠的管理，提高工作效率，同时避免因人为因素所造成的错误，建议各省在全省范围内建立一个符合省情的司法档案管理信息系统，对于该系统的基本构想是：
第一，自动与手动相结合方式填录。通过检察官基本情况、司法技能、司法办案、司法操守等模块进行精细化分类，对接检察机关统一业务应用系统，由司法档案管理系统自动抓取、自动识别、自动归类，自动生成每月涉及司法档案的检察人员数据指标。对于管理系统未能识别的数据，由各相关部门人员在各自模块进行人工填录，初步形成每月检察人员司法档案。
第二，审批与审核相结合方式把关。初步形成的检察人员司法档案，在系统中进行流转，经过该检察人员所在部门的领导审批同意后，发送至审核部门（案管部门或办公室），由司法档案管理人员在系统中进行审核，如有问题进行退档修改，如无问题，则打印存档。
第三，绩效与效率相结合方式运用。司法档案管理信息系统能够充分降低检察人员填写司法档案的时间，解决人工填写表格的麻烦，提高工作效率，保证了纸质版与电子版的统一性，流转程序均在系统中进行也提高了保密程度。司法档案系统的数据还能够直接被运用于绩效考核，根据需求导出各类数据，便于生成对每位检察人员的评分，保证考核的公平性。
（二）提升管理人员专业化水平
检察机关司法档案管理人员普遍具备了法律专业知识，但缺乏档案知识，需要通过多种渠道，有计划地进行不同层次的业务培训，特别加强现代档案专业知识的培训，才能不断提高档案管理工作能力。同时，合理制定奖惩措施，提高管理人员的积极性，杜绝档案丢失、弄虚作假等现象。
（三）建立司法档案科学管理体制
第一，确立司法档案工作领导责任制。应把档案工作列入议事日程和工作计划，建立起档案管理委员会，形成主要领导挂帅、案管部门或办公室主管、各部门协调配合的档案管理工作机制。
第二，健全归档制度，确定收档期限。各地司法档案管理办法中均规定了每月或每季度收档时间，除因出差、不在位等情况而不能及时交档者外，均应于下月规定日期前将司法档案相关表格填写整理后送案管部门或办公室审。
第三，建立规范的借阅登记审批制度和档案评查制度。不定期地对各部门归档数量、质量情况以及超期未还或未办理相关手续等情况进行评查，并公布评查结果。
（四）强化司法档案保密措施
第一，电子档案必须注意信息网络安全问题，包括因设备故障导致的档案遗失的风险和系统侵入导致的保密资料外传风险，因此，在加强设备养护的同时，要加强系统加密，运用专业的防火墙和杀毒软件，进行专业维护，时刻保持其有效性，还需注意对重要资料的备份和存档。
第二，目前情况下纸质档案的管理也需要进行一定的安全防范，司法档案室必须配备密集架、电脑、打印机、空调机、加温器、温湿度计、灭火器和防火防磁柜等必要的办公设备，档案库房采取金属防盗门、防盗窗等防护措施。
（作者单位：江苏省昆山市人民检察院）
