随着信息技术的发展,检察档案工作应该适应这一趋势,进行系统化构建、规范化管理、服务化利用,推进信息技术与档案工作的融合进程,提升档案工作数字化水平。
系统化构建夯实检察档案数字化工作根基。把检察档案数字化建设纳入单位信息化建设整体布局中,进行统筹规划、整体设计;定期进行计算机、档案整理、电子扫描等专业培训,形成“左右联动、条块结合、齐抓共管”的工作格局;高标准配置档案专用服务器等硬件设备,研发应用集档案扫描、影像预处理、档案索引、存储等功能于一体的软件设备,为数字化建设提供优质软硬件平台;建立涵盖档案数字化建设、运行、安全等内容的制度体系,推动形成年初有计划、过程有督办、年末有考核的管控机制,确保工作落到实处。
规范化管理确保检察档案数字化有序运转。一是做好数字化基础工作。结合上级检察机关部署和单位实际,明确检察机关文件材料归档范围、要求、流程,召开兼职档案员会议,有针对性地安排工作、答疑解惑,采用“指导制”和“面质制”双保险机制,确保档案收集全面、细致。二是强化数字化过程监督。对需要归档的电子文件,严把进库质量关,坚持扫描不符合规范的不接收、电子文件少文漏页的不接收、不属于接收范围的不接收,并与纸质文件逐一核对,真正做到移交、审核、接收、进库一体化管理。三是实现数字化导入归档。充分利用电子表格的筛选、分类、排序功能,完成年度筛选、分类排序、汇总合卷和并卷核查诉讼档案“四步走”,形成完善的数据信息导入档案管理软件,利用软件的自动生成档号功能,实现诉讼档案的数字化归档、录入一体化。四是确保数字化信息安全。通过不断增加安全补丁和定期检查系统设置保障系统安全;通过提高档案工作人员专业素养和干警安全保密意识,保障档案信息安全;通过定期备份、异质备份、异地备份等保障档案数据安全,有效防范失泄密情况发生。
服务化利用发挥检察档案数字化功能作用。积极推动数字化档案资源的整理、开发和利用,充分发挥档案“存凭、留史、资政、育人”的职能作用。一是实施档案借阅审批数字化管理。创建院领导、业务、综合、派驻检察室等多个主体模块,并赋予其相应的权限,在电脑上实现档案借阅申请、审核、审批、归还等程序,同时由档案管理员结合实际需要,分配浏览、打印、下载等权限,既能使档案借阅更加方便快捷,又能够留痕备查,厘清责任。二是实施档案服务利用数字化管理。各种载体的档案资源以数字化的形式存储和网络化的形式互相连接,利用计算机系统进行管理,实现了资源共享,有效解决传统纸质档案传阅周期长等弊端,提高查阅速度和工作效率。三是拓展档案数字化功能作用。结合工作实际和需要,积极探索网上档案编研功能,在软件中自定义编研类别,创建如干部职务职级任免晋升、珍贵历史资料等专题目录,为检察工作提供方便快捷的档案服务。
(作者单位:山东省莱州市人民检察院)